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呼叫中心系统开发预算

2011/02/24

吉亚通信做呼叫中心已有十多年的经验,对与国内呼叫中心来说知名度很高的,所以经常接到政府、企业客户的咨询电话,他们问的最多的就是建设一个呼叫中心平台需要投入多少钱,相信这也是所有要建立呼叫中心的政府、企业所关注的重要问题。预算制定是建设呼叫中心的一道门槛,只有把这个内容说清楚,其他才能被提上日程。

在讨论呼叫中心平台建设的预算问题前,先提及一下长期以来被大家热议的一个话题:呼叫中心到底是成本中心、利润中心or 价值中心?答案是仁者见仁智者见智,但从这个问题的热议中可以看出“定位”或者“目标”的重要性。吉亚通信认为:呼叫中心平台是呼叫中心业务运营的生产工具和管理工具,这是吉亚通信给呼叫中心平台的定位。相应的,我们就要考虑至少以下三个问题:

—— 平台要帮助我们达到什么样的效率目标?

—— 平台要帮助我们达到什么样的管理目标?

—— 平台要达到什么样的可靠性目标?


所谓的目标不同,对平台的要求也就不同,资金预算自然会不同,甚至可以说天差地别。呼叫中心价格没有固定的,只是看你的需求是什么样的。如果你对这一点有疑问的话,可以在看完下面对预算范围和影响因素的分析后,再回顾这些目标,应该可以赞同这个说法。

制定呼叫中心平台建设预算的第一步就是:清晰定位、明确目标,然后量身定做。

一、呼叫中心平台建设预算的范围分析

   首先,我们讨论一个现象:大家在提到呼叫中心平台的时候,总会问“用什么PBX”、“CTI软件用的哪个品牌”等等。其实,PBX、CTI、IVR等系统虽然可以称为呼叫中心平台核心系统,但也仅仅是呼叫中心平台的一部分。从预算角度看,其占据成本的比例有逐年下降的趋势。早些年,购买一套100坐席规模以上的PBX,价格在200万甚至更高。但这些都成了往事。所以,大家在做预算的时候需要将关注点分散些,从整体去分析,会更科学合理。?

下面,我给出一个表格,作为例子,在做预算的时候可以作为一个参考:

预算类型

可产生预算的项目

备注

核心软硬件

电话交换机

一般意义上的“呼叫中心系统

CTI软件

IVR系统

录音系统

传真系统

多媒体通讯系统

其他呼叫中心软硬件

基础设施建设

独立接地

机房建设

架空地板

配电系统

独立空调

UPS和稳压电源

机柜和机架

基础网络设施建设

网络交换机

网络建设

路由器

防火墙

网管系统

网络配线架

基础软硬件

PC_SERVER

通用服务器和系统软件

小型机

工控机

操作系统

数据库系统

应用中间件

外围软硬件

PC

办公设备

座席话机和耳麦

杀毒软件

线路申请和月租

语音线路

通讯线路

做预算的时候,只有通盘考虑,才能达到投资的最合理化。我们可以参考“木桶原理”来进行分析,不能单就某个系统或产品追求“技术领先”或“性价比最高”,一定要基于总体建设方案,合理划分各部分成本比例,才能既实现我们前述的“三个目标”,又不至于预算爆棚。

二、影响呼叫中心平台建设预算的几个主要因素

在了解呼叫中心平台建设预算涉及的范围后,接下来要重点讨论的是影响预算的几个主要因素:

  1. 坐席部署方式和使用量
  2. 容灾备份要求
  3. 产品品牌和报价
  4. 系统需求和开发工作量

  再次强调一点:呼叫中心平台建设很复杂,要采用规范的方法来分析规划,上面的4点只是为使大家了解预算的重点,便于上下沟通而择要提出。?

下面,我就用一个表格将4个影响预算的因素逐一分析比较:

?????? 类型

需求项

对预算的影响程度

备注

坐席部署方式和使用量

部署的地域

对前述预算的范围内项目均产生较大影响

通常描述呼叫中心规模的方法,如北京、上海、广州三地建一个1000坐席的呼叫中心

所部署区域有多少坐席分支节点

每个分支节点的坐席规模

容灾备份方式

异地灾备

高,相当于买了双份

针对不同的可靠性级别,要付出不同的代价

双机/多机备份

中,对关键部分进行加固

业务数据备份

低,对关键业务数据进行保护

产品品牌及报价

不同品牌价格定位差异极大

高,不同品牌产品特点不同,价格差异不一定完全代表品质差距

市场供求决定价格

不同厂商在不同情况下采取的价格策略差异极大

中,竞争激烈程度高则价格低,但服务品质难以保证

系统需求和开发工作量

应用需求类型和数量

普通电话呼叫中心

高,每坐席均需配备

分析不同服务方式的需求量来决定购买量

传真、EMAIL、短信、彩信

低,一次性购买和实施

WEBCHAT、点击通话

中,根据需要给特定坐席配备

运营管理需求类型和数量

预测外拨系统

高,按坐席收费

随着业务运营发展对管理要求不断提升而增加的需求

排班系统

中,不同产品价格差异大

呼叫运营报表

低,根据业务需求不断增加报表需求

与相关系统集成开发的工作量

统一权限

低,技术成熟

业务需求决定系统功能点和与相关业务系统集成的工作量

统一配置

中,由需求决定,可以简化

整合的应用界面

中,由需求决定

数据集成

高,由需求决定

??? 我们一般情况下比较关注坐席的数量,实际上,部署分支点的多少对预算影响很大,单点坐席量也对系统的选型或设计容量有很大影响;

   容灾备份的方式我只列出三种,从中可以看出不同可靠性的要求,预算有很大差别;

   产品品牌的价格差异尤其体现在PBX、CTI等非通用产品上,需要综合同类项目成交价、企业议价能力、企业自身技术实力等因素;

   至于系统需求和开发工作量取决于需求的特殊性,越少特色需求,越少额外成本。

   从上面可以看出:预算的基础是呼叫中心平台的总体规划。我们需要规划未来一段时间内呼叫中心要承载哪些业务,服务哪些客户、需要有多少坐席提供服务、如何管理这些坐席、如何与现有及规划中的相关业务系统结合等等。

   事实上,在我们进行预算分析的时候,首先要了解业务将如何运营,然后有前瞻性的设计一个模式,这个模式描述了未来业务如何在系统之上开展,同时也能够适应现有的业务需要。这是一个很大的挑战。幸好,有很多成功的呼叫中心可以给我们借鉴,而很多成熟的系统也承载了过往的经验。关键的问题还是在于,我们对自身目标有是否清晰,是否能把目标分解落实到每个环节。如果我们做到了,那么一个足够合理的预算就不再是难以企及了。

作者:呼叫中心资深专家 董其廷

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首发:http://www.jytelecom.com/zuijingenxin/507.html

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